Порядок на рабочем месте по методу Мари Кондо: чек-лист
Метод КонМари и офис – для многих непривычное сочетание, ведь в первую очередь Мари Кондо известна как эксперт по расхламлению и чистоте в доме. Однако свой профессиональный путь она начала вовсе не с разгребания домашних завалов, а как консультант по порядку на рабочем месте. Именно в офисах появился ее знаменитый «магический» подход к уборке.
Свой огромный опыт по расчистке и организации офисного пространства Мари описала в книге «Магическая уборка на работе». Представленный ниже чек-лист – краткий конспект этой книги, пошаговый план действий, который поможет привести рабочее место в идеальное состояние.
Итак, что нужно делать, чтобы рабочий стол вызывал положительные эмоции, а поиск важной бумажки, которая «точно была где-то здесь», не растягивался на полдня?
Подготовка
1. Если сейчас вы сидите за столом, тщательно осмотрите его и честно ответьте на вопросы:
Вам на самом деле хочется что-то делать за ним в данный момент?
Какие эмоции вы испытываете, глядя на него?
Хотелось бы вам вернуться сюда завтра?
2. А теперь помечтаем: представьте свой идеальный рабочий день и идеальное рабочее место. Что влияет на ваше настроение и продуктивность? Что наиболее ценно в том, что вы делаете? Что нужно изменить в обстановке, чтобы приблизиться к идеалу? Держите эту картинку в голове.
3. Первый шаг – выделите время для уборки, скорее всего вам понадобится не больше 3-5 часов. Уборка по Мари Кондо – разовое мероприятие, в один заход. Маленькие шаги, по ее мнению, малоэффективны, поскольку убирая в одном ящике, мы захламляем другой, до желаемого результата таким образом добраться очень сложно.
Сортировка
4. Рассортируйте все вещи, которые у вас есть, по категориям. Чаще всего в офисах встречаются следующее:
-
Канцелярия (ручки и карандаши, ножницы, скотч, степлер и т. д.).
-
Электрические приборы (разнообразная офисная техника, гаджеты, кабели и т. д.).
-
Комоно, характерные для вашей профессиональной деятельности (образцы товаров, запчасти, каталоги, расходные материалы и т. д.).
-
Косметика, уходовые средства, лекарства и пр.
-
Съестные припасы (кофе, печенье, сахар, снеки т. д.).
-
Сентиментальные мелочи (фотографии, письма, сувениры, подарки коллег и пр.).
5. Каждая категория вещей должна лежать отдельно. Лучше каждую из них разбить над подкатегории, особенно если предметов данного типа много. Например, разбирая канцелярию, отложите только ручки: вы сразу поймете, сколько их у вас, и легко отберете те, которые вам по-настоящему нравятся.
Расхламление
6. Рассортировав вещи, внимательно осмотрите каждую категорию. В первую очередь отложите в сторону откровенный хлам (например, сломанные ручки, лишние кабели, вышедшую из строя технику, неактуальные записи и документы, просроченную косметику и пр.).
7. Теперь пришло время потрудиться над каждым типом вещей отдельно и оставить только действительно нужные вещи, приносящие радость. Приготовьтесь многократно ответить на вопрос: «Меня это радует?» Вспомните картинку идеального рабочего места, которую вы нарисовали в воображении (пункт 2).
8. Мари Кондо рекомендует последовательно двигаться от категории к категории, не перескакивать на следующую, пока не завершили разбор предыдущей. Порядок такой: книги, документы, канцелярия, электропиборы, продукты питания, предметы, имеющие сентиментальную ценность.
9. Книги. Соберите в одном месте все книги, которые находятся в офисе. Не пропустите ни одной: книги, которые много месяцев лежали на дальней полке, становятся невидимками, мы перестаем их замечать. Когда все книги находятся в одном месте, станет намного проще оценить их ценность. Берите поочередно каждую из них в руки и честно отвечайте на вопросы: нужна ли эта книга, собираетесь ли вы ее читать/перечитывать, приносит ли она радость.
10. Документы. Единственная категория, которую нельзя фильтровать по «критерию радости». Сортируя документы, нужно ориентироваться на их содержание, тщательно просматривая каждую страницу. Документы удобно разделить на подкатегории по датам, проектам, типу (отчеты, счета, презентации и т.п.), по важности («требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется»).
11. Канцелярские принадлежности. Чаще всего таких предметов слишком много: десятки ручек, годовой запас скрепок, пять пар ножниц, множество маркеров, карандашей, стикеров. Сложите в одном месте однотипные предметы и избавьтесь от дубликатов, оставьте только то, что вас действительно радует. И обязательно установите лимит, чтобы предотвратить в будущем нашествие всех этих мелочей.
12. Электроприборы. Пора распрощаться с залежами кабелей, наушников и сломанных смартфонов. Вам действительно нужен ноутбук, которым вы пользовались 10 лет назад? А принтер, который вы включаете раз в месяц, точно должен стоять на рабочем столе? Внимательно осмотрите всю свою технику, наверняка и здесь найдутся кандидаты на выход.
13. Продукты питания. Избавьтесь от просроченных снеков, от чая, который вам не понравился, от сладостей, если вы сели на диету. И обязательно установите лимит, чтобы не забивать стол хомячьими запасами.
14. Уходовые средства и косметика. С этой категорией работайте, как с предыдущей: уберите всё с истекшим сроком годности и разонравившееся. И не забывайте о критерии радости: каждая мелочь, даже навязчивый аромат крема для рук, влияет на ваше настроение и продуктивность.
15. Сентиментальные вещи. Возьмите каждую из этих вещей в руки и спросите себя: «Будет ли этот предмет (фотография, сувенир, письмо и т.п.) радовать меня, если я поставлю ее на стол?» Хороший прием, который позволит легче расстаться с предметами этой категории: сфотографируй и выброси!
Хранение
16.Теперь, когда у вас остались только действительно нужные и ценные вещи, нужно определиться, где вы их будете хранить. Соблюдайте три основных правила:
Правило первое: вещи должны храниться по категориям и у каждого предмета должно быть свое место. Например, для канцелярии можно выделить верхний ящик, документы и бумаги – во втором, снеки, уходовые средства и прочие мелочи – в третьем.
Правило второе: разбивайте пространство ящиков на ячейки, храните вещи вертикально. Небольшие коробки и лотки, разделители и органайзеры позволят максимально эффективно использовать пространство ящиков и легко поддерживать в них порядок. Главное – держать вещи одной категории в одном месте и правильно подобрать контейнер по размеру. Решите, где должен быть «домик» для каждого предмета, и точно знайте, что у вас есть, вплоть до последней мелочи.
И еще одна хитрость состоит в том, чтобы стараться размещать вертикально как можно больше предметов. Это не только выглядит аккуратнее, но такой способ еще и намного удобнее и компактнее.
Правило третье: максимально освободите столешницу. Столешница – место для работы, а не шкаф для хранения, так что важное правило – оставлять на ней только те предметы, которыми пользуетесь в данный момент. Оставьте на ней только эстетичный органайзер для всего необходимого, а для остального нужно найти место в ящиках или в любом другом месте.
Поздравляем, ваше рабочее место в идеальном состоянии! Но самое главное, вы создали пространство, наполненное только тем, что по-настоящему ценно. И еще один бонус: правильно проведенная уборка – гарантия долговременного результата, больше никаких затяжных уборок, порядок теперь нужно просто поддерживать.
