Как правильно и удобно хранить документы дома
С необходимостью быстро найти какой-либо документ хоть раз в жизни сталкивался каждый. Если у вас всегда это получается моментально – поздравляем, вы чемпион организации! Если же вы нервничаете и теряете время на поиск, ваша система хранения бумаг нуждается в корректировке.
Однако держать документы в порядке нужно не только для того, чтобы в случае чего быстро их найти. Продуманная система организации, конечно, добавит уверенности и создаст ощущение контроля над своей жизнью, но еще и позволит вовремя оплачивать счета. А значит, сэкономит не только время, но и деньги.
Кроме того, некоторые важные бумаги восстанавливать так долго и мучительно, что проще заранее подобрать надёжное место, где они могли бы храниться.
И еще: мы искренне желаем, чтобы вам никогда не пришлось с этим столкнуться, но в форс-мажорных ситуациях, когда жилище нужно покинуть как можно быстрее, деньги и документы – это первое, что советуют хватать специалисты.
К чему нужно стремиться
Итак, чего мы хотим добиться, создавая систему хранения:
1. Нужный документ можно быстро найти.
2. Система хранения организована по категориям.
3. Всё систематизировано и понятно даже тому, кто видит это в первый раз.
4. Порядок без труда поддерживается.
5. Новые бумаги легко добавляются и не нарушают порядок.
Задачи понятны, начинаем действовать.
Сортировка
Для начала нужно собрать все имеющиеся в доме бумаги: паспорта, выписки, свидетельства, гарантийные талоны, документы на машину и т.п. В зависимости от вашего образа жизни и состава семьи набор может быть разным. У кого-то это право собственности на дачу и техпаспорт на лодку, у кого-то – медицинские карты детей, ветеринарные свидетельства, банковские договоры, а кто-то добавит в обширный список и инвестиционные договоры.
Далее собранный ворох бумаг распределяем по категориям в зависимости от срока хранения. Условно все документы можно разделить на три типа: важные, умеренно важные и рабочие. К важным относятся всевозможные свидетельства, паспорт, ИНН и т.п.; их нужно хранить всю жизнь. Документы второй группы – квитанции об уплате налогов, оплаченные счета за квартиру, доверенности, договора на обслуживание – надо держать в порядке не менее 3-х лет. И наконец, третий тип, всевозможные чеки и гарантийный талоны, хранить также нужно, но намного меньше, иногда всего лишь в течение месяца.
Всё, на что срок хранения уже вышел, отправляется в мусорную корзину, а с оставшимися бумагами переходим к следующему шагу.
Кагегоризация
Первое, с чего стоит начать, выделить так называемую базовую документацию – паспорта, медицинские карты, свидетельства о рождении и т.п. – и выделить для неё отдельное место. Такие бумаги очень важны и довольно часто нужны, поэтому должны быть под рукой.
Затем отделяем от всего остального текущие бумаги (чеки, квитанции об оплате услуг т.п.) – то, что может потеряться, если сразу не убрать на место. Выделите для них отдельное место, удобную коробку, и раз в месяц проводите ревизию, распределяя по постоянным местам хранения.
Оставшееся необходимо систематизировать уже более детально. Вам необходимо решить для себя, как вам будет удобно работать с документами, и, исходя из этого, построить систему хранения. Выбирайте принцип организации, отталкиваясь от своего образа жизни и потребностей.
Документы можно распределить:
-
по типу, или сферам применения (медицинские, банковские, юридические, коммунальные и т.п.),
-
по членам семьи,
-
по сроку хранения,
-
по частоте использования (регулярное или крайне редкое).
Выбрав удобную вам схему, распределите все бумаги по группам.
Подбираем место
Выбирая, где хранить важные документы, помните, что это должно быть такое место, куда не смогу добраться дети или животные. Творческий порыв ребёнка или зубы скучающего домашнего питомца могут внести существенные коррективы в ваши планы на отдых, если объектом интереса станет, к примеру, паспорт. Да и другие бумаги тоже требуют аккуратного обращения, восстановление некоторых бывает крайне затруднительно.
Хорошим местом для хранения является любой закрывающийся на замок ящик (например, комода или стола). Идеальный вариант – сейф или металлический контейнер, которые защитят содержимое от кражи и пожара.
Если позволяет пространство, стоит подумать о покупке секретера – предмета, специально созданного для хранения бумаг. Он придуман ещё в 18 веке и вот уже более двух столетий не сдаёт позиции, постоянно трансформируясь под современные требования. Можно подобрать конструкцию, в том числе, и с потайными ящиками.
Можно купить набор коробок и хранить документы на полке. Отведите отдельную коробку для каждой категории. Коробки промаркируйте, тогда работать с документами станет проще – вы просто снимете с полки нужную коробку и разместитесь с ней там, где вам удобно.
Правила хранения
- Все бумаги лучше держать в одном месте.
-
Документы, которые используются часто, должны быть легкодоступны. Их можно поместить в отдельный контейнер.
-
Важные бумаги, которые используются редко, нужно хранить все вместе в конкретном месте. Из вариантов рассмотрите сумку или удобный закрывающийся органайзер с ручкой. В случае экстренной ситуации их легко будет забрать с собой.
- Для категоризации используйте пластиковые органайзеры, папки с прозрачными карамашками и зип-папки. Одинаковые прозрачные папки разных цветов помогут в распределении документов.
-
Папки обязательно нужно маркировать. Прием простой, но очень эффективный: надписи в разы ускорят поиски, помогут без труда поддерживать порядок и все домочадцы будут легко ориентироваться в созданной вами системе. Ярлыки на папках должны быть максимально читабельными. Напечатанные на принтере названия воспринимаются лучше, чем написанные от руки. Если всё-таки подписываете папки от руки, делайте это очень четкими печатными буквами жирным фломастером – такие ярлыки намного легче читать.
-
Для гарантийных талонов и чеков удобно использовать такой прием: купите блок небольших цветных стикеров и приклейте на каждый талон срок его действия. Так намного проще будет проводить ревизию и избавляться от просроченных чеков и квитанций.
-
Инструкции к технике, если вы предпочитаете пользоваться бумажными вариантами, удобно собрать вместе и хранить отдельно, например, в коробке.
-
По возможности, пользуйтесь преимуществами вертикального хранения. Подберите симпатичный лоток для бумаг или приобретите специальный органайзер с отделениями для вертикального хранения.
И самое главное – регулярно просматривайте свои бумаги и удаляйте всё, что потеряло актуальность.
